Les notes de frais représentent un poste de dépense assez conséquent qui pèse sur les comptes de l’entreprise. A chaque fois qu’un salarié se déplace pour rencontrer un client ou un fournisseur, il refacture ses frais de déplacement à la société qui l’emploie. Ensuite, dans certains cas, le service comptable va refacturer les frais au client et dans d’autres cas, c’est une charge qui s’ajoute au budget de fonctionnement global. Dans de nombreuses situations, les frais peuvent déraper si certaines règles ne sont pas édictées.
Mettre en place un logiciel de suivi
La première chose que vous devez faire pour éviter que le montant global des notes de frais n’explose, c’est de mettre en place un logiciel de gestion des frais de déplacement. Ce type de solution est utilisé par les grandes entreprises pour suivre les notes de frais des employés. Cela fonctionne très simplement. L’employé saisit ses différentes dépenses. Ensuite, son manager approuve la note de frais. Enfin, le comptable rembourse la somme engagée à l’employé. Avec un tel logiciel, il est possible de suivre mois après mois le nombre de déplacements, l’enveloppe globale dépensée ainsi que les statistiques par salarié. Le gain de temps est considérable aussi bien au niveau de la saisie que du contrôle. En effet, on peut configurer des seuils d’alerte pour chaque type de dépense ce qui facilite le travail de vérification à chaque étape du workflow.
Rédiger une politique de frais de déplacements
Dans beaucoup de PME, la politique de frais de déplacements n’existe pas vraiment. Elle consiste surtout en du bon sens sans règles précises. Pourtant, une politique claire permet de bien cadrer les dépenses autorisées ainsi que les plafonds pour chaque type de dépense. Ainsi, il est particulièrement efficace de rédiger une politique encadrant les montants des notes de frais. Voici ce qu’on y trouve en général :
- La classe de réservation pour l’avion et le train.
- Le montant maximum d’une nuit d’hôtel ainsi que la catégorie.
- Le plafond pour les frais de repas avec souvent des différences entre Paris et la Province.
- Les frais annexes qui peuvent être remboursés : frais de pressing pour les longs séjours, billet de retour toutes les X semaines en cas de déplacement à l’étranger, etc…
Votre procédure doit être vivante et régulièrement mise à jour en fonction des évolutions de votre organisation. L’important reste de la communiquer le plus largement possible puis de s’assurer qu’elle est bien comprise.
Exiger la signature d’un ordre de mission avant tout déplacement
Si vous voulez réduire drastiquement le nombre de déplacements inutiles, vous pouvez demander à vos collaborateurs de soumettre une demande de déplacement avant toute mission en dehors des locaux de l’entreprise. Trop souvent, certains employés ont tendance à s’organiser des déplacements, soit parce qu’ils aiment vraiment voyager, soit parce qu’ils ont envie de changer d’air ou encore pour faire grimper leur nombre de miles sur leurs cartes de fidélité. Tout cela finit par coûter cher à l’entreprise. Vous pouvez limiter cela en instaurant un contrôle en amont sur chaque mission.
