La facturation obéit à des règles et obligations strictes qu’il importe de connaître et de maîtriser pour pouvoir en optimiser la gestion. L’éclairage d’Alain Mevellec, co-fondateur de Sellsy
La facturation obéit à des règles et obligations strictes. Quel que soit le domaine d’activité de l’entreprise, la facture est un document commercial incontournable. Obligatoire pour toutes les transactions réalisées en BtoB, elle atteste de l’achat ou de la vente d’un bien ou d’un service.
Mais entre facture d’acompte, facture partielle et facture à l’avancement, il n’est pas toujours évident de s’y retrouver. Quelle est l’utilisation standard de ces factures ? Quelles sont leurs différences et comment optimiser au mieuxleur gestion ?
Bien maîtriser le cycle de facturation dans le circuit commercial : une étape essentielle
Le processus de facturation est déterminant pour assurer la bonne santé financière d’une entreprise. Ses performances étant étroitement liées à la qualité de la gestion de sa facturation, celle-ci doit être aussi rigoureuse que minutieuse. D’autant plus que l’impact des retards de paiement de factures peut mettre en péril l’activité de l’entreprise. Émettre sa facture rapidement, au bon moment, est donc crucial pour réduire les délais de paiement et sécuriser sa trésorerie.
En principe, dans tout cycle de vente, vous émettez :
· Un devis (proposition commerciale que le client est libre d’accepter ou non)
· Une facture d’acompte (pièce comptable réalisée une fois le devis signé attestant d’un paiement partiel de l’acheteur)
· Une facture partielle (facturation ne réglant pas la totalité de la commande, mais une partie, pouvant être réalisée plusieurs fois jusqu’au paiement du solde de la commande)
· Une facture de solde (somme finale à payer une fois la facture d’acompte et la facture partielle déduites)
Néanmoins, malgré ce cycle de facturation bien huilé, il existe d’importantes différences à souligner entre ces éléments. Toutes ces factures sont régies par des codes bien spécifiques.
Facture d’acompte, facture partielle et facture à l’avancement : ce qu’il faut retenir
Détaillons ici les principales caractéristiques et contraintes de ces factures :
La facture d’acompte
L’acompte est une pratique très courante en matière de facturation. Il peut y avoir plusieurs acomptes. Il consiste à négocier le versement d’une partie du montant de la commande à l’avance auprès de son client. Cette somme est ensuite déduite du solde à payer à la livraison de la marchandise ou la réalisation de la prestation de service. L’obtention d’un acompte est très appréciable si vous souhaitez améliorer votre trésorerie et/ou réduire votre besoin en fonds de roulement.
Cependant, il est important de noter que la facture d’acompte ne génère pas de chiffre d’affaires. Le CA sera impacté du montant global uniquement au moment de l’émission de la facture de solde (qui peut, par exemple, intervenir l’année suivante).
La facture partielle
La facture partielle est très fréquente dans la vente de marchandises, meubles, cuisines, etc. Plusieurs factures peuvent être émises si, par exemple, des paiements échelonnés ont été proposés. Chaque jalon de facturation partielle atteint va ainsi déclencher le paiement d’une partie du montant total de la commande.
En cas de litige avec le client, contrairement à la facture d’acompte, le plaignant devra engager une procédure par facture partielle et non une seule procédure pour la totalité de la vente ou de la prestation. La facturation partielle est donc une protection importante pour l’entreprise lorsqu’elle engage des frais ou lorsque la production ou prestation est de longue durée.
· La facture à l’avancement
La facture à l’avancement est quasi similaire à la facture partielle. À la différence près que le terme » avancement » est plus souvent utilisé dans le bâtiment. Une notion de temps est généralement évoquée lorsque l’on parle de ce type de facture en fonction du degré d’avancement du chantier dans sa globalité. Les factures à l’avancement permettent ainsi de facturer au fur et à mesure, puis d’établir une facture de solde à la livraison du chantier.
La facturation en ligne pour fluidifier et optimiser les process
Pour bon nombre d’entreprises, le processus de facturation est complexe et chronophage. Pourtant, à l’ère de la dématérialisation des factures et d’une gestion commerciale digitalisée, la facturation en ligne se relève être un outil de pilotage performant. Ne serait-ce que pour automatiser les factures récurrentes des modèles d’abonnement par exemple. Et c’est le cas de beaucoup d’entreprises, de l’abonnement téléphonique aux éditeurs de logiciel en passant par les salles de sport…
Nous ne sommes pas encore à des fonctionnalités faisant appel à l’Intelligence Artificielle (IA) qui remplaceraient les experts comptables. Mais les tâches récurrentes peuvent être traitées automatiquement une fois un scénario défini. Il en va de même pour les exports des écritures comptables qui sont traités en une fois, sans nécessairement repasser sur chaque document pour l’imputer à tel ou tel journal. Un gain de temps précieux pour se focaliser sur les tâches fondamentalement humaines : le contrôle de gestion, l’analyse financière, l’interprétation des comptes, etc.
Les fonctions commerciales voient aussi leurs procédures améliorées avec un impact positif sur la santé financière des entreprises. Plutôt que de reprendre des données existantes – qu’il s’agisse des coordonnées des clients, ou des produits sur catalogue – ils peuvent établir et partager leurs offres en quelques clics. Enfin, la possibilité offerte de payer en ligne à réception des factures garantit un paiement rapide et un suivi en cas de factures d’acompte ou partielle.
À l’heure où le retard de paiement est un fléau qui fragilise de très nombreuses entreprises, il est préférable de prendre toutes les précautions pour préserver sa trésorerie. Pour assurer ses arrières et ne pas se mettre en danger, une parfaite maîtrise du cycle de facturation est essentielle.
