L’envoi du courrier est une mission importante et non négligeable au sein d’une société. Toutefois c’est une tache qui nécessite également beaucoup de temps pour les déplacements à la poste. Le cout de l’affranchissement peut aussi s’avérer être un léger problème. Heureusement qu’il existe une alternative pour remédier à tout cela et c’est l’utilisation d’une machine à affranchir. En effet, plusieurs société ont choisit cette option pour gérer le courrier et y ont trouvé des avantages.
Une machine incontournable
Une machine à affranchir est un outil pratique si le volume de notre courrier est petit. Cependant si la société doit émettre régulièrement plusieurs courriers son utilisation devient incontournable. En effet, cet outil sera d’une grande aide pour traiter le courrier le plus facilement et le plus rapidement. Il suffit d’un geste simple de passe l’enveloppe fermée dans la fente de l’appareil et le tour est jouer.
En plus certaines machines sont dotées de fonction automatique. On a juste qu’à déposer la pile de courrier à affranchir dans le matériel et la machine s’occupera de les affranchir une par une. Cela ne nécessite aucune intervention manuelle de notre part.
Une machine aux avantages multiples
Outre la possibilité de suivre son courrier, la machine à affranchir est bénéfique sur plusieurs plans.
Le premier avantage réside sur l’économie que la société peut faire en louant un de ces matériels. En effet, selon les estimations les utilisateurs peuvent économiser plus de 6% de leur budget annuelle pour les envois nationaux et presque 20% pour les courriers à destination internationaux. De plus, l’utilisation d’une machine à affranchir permet de jouir d’un tarif préférentiel en fonction du volume de courrier envoyé. C’est donc une très bonne initiative pour réduire les coûts liés aux courriers. Les tarifs enregistrés lors des pesées permet aussi d’éviter les erreurs de calcul sur le prix de l’affranchissement.
Ensuite l’utilisation d’une machine à affranchir permet un réel gain de temps tout en permettant de faciliter les envois massifs de courrier. Si l’entreprise envoi plus de 15 courriers au quotidien ou a un envoi important par mois, la présence de ce matériel sera très bénéfique surtout par rapport au temps. En effet, outre le déplacement jusqu’à la poste, on ne peut pas fermer les yeux sur le temps d’attente dans les files.
Les consommables pour machine à affranchir
Les machines à timbrer ou les machines à affranchir nécessitent plusieurs consommables pour imprimantes afin de fonctionner correctement. Les principales sont les cartouches d’encre. Il faut se souvenir que ces machines fonctionnent comme les imprimantes et ont donc besoin d’encre. En effet, elles imposent une empreinte postale sur les plis. Dépendant du modèle de la machine on aura besoin d’encre noire et de quelques couleurs notamment cyan, magenta et jaune.
Les étiquettes adhésives sont également des éléments essentiels en cas de courriers trop épais qui ne pourront pas être affranchis par la machine. Il faut aussi prévoir des liasses pour plis recommandés si l’on doit envoyer des lettres recommandées ou si l’on a des recommandés avec AR à imprimer.
