En bref
La note de cadrage est un document de synthèse, validé par le dirigeant, qui fixe au départ ce que le projet doit faire, pour qui, avec quoi et dans quel délai. Il n’existe aucun modèle unique : elle se construit en répondant à neuf questions, de « quoi » à « avec quel suivi ».
Voici à quoi sert la note, les neuf questions à traiter, un exemple construit, ce qui la distingue d’un cahier des charges, qui la rédige et les pièges à éviter.
À quoi sert cette note
Selon le guide de l’Assurance maladie pour les projets de prévention des troubles musculosquelettiques, dont la trame vaut pour d’autres projets, la note de cadrage définit le projet (enjeux, objectifs, périmètre, acteurs mobilisés) et ses conditions d’exécution. Elle reste la référence tout au long du projet. Elle peut se rédiger en une réunion entre le dirigeant et la personne qui animera le projet.
Elle porte aussi un autre nom, la charte de projet, et se rédige en début de projet, selon la vidéo présentée plus bas.
Nous n’avons trouvé aucune loi ni norme qui fixe le contenu d’une note de cadrage. Les rubriques ci-dessous sont une trame à adapter à la taille de l’entreprise et à la nature du projet, pas une liste obligatoire.
Les neuf questions à traiter
Ce même guide propose neuf questions de base pour la rédiger :
| Question | Ce qu’on y écrit |
|---|---|
| Quoi ? | Le projet : nature, taille, domaine |
| Pourquoi ? | Le constat qui le justifie, les enjeux, les contraintes |
| Dans quel but ? | Les objectifs, mesurables, et les objectifs intermédiaires |
| Où ? | Le périmètre et les services concernés |
| Comment ? | La démarche, les étapes, la communication |
| Combien ? | Le budget et les ressources à mobiliser |
| Quand ? | Le calendrier : démarrage, phases, fin |
| Qui ? | L’équipe, le comité de pilotage, les compétences externes |
| Avec quel suivi ? | Les points d’étape, les bilans partiels, le bilan final |
L’entreprise compte-t-elle une dizaine de personnes ou plusieurs centaines ? La réponse change la longueur de chaque ligne, pas leur ordre.
Un exemple construit
Hypothèses : une entreprise de 40 personnes remplace son logiciel de facturation. Voici comment la note répond, en une ligne par question.
- Quoi : changer d’outil de facturation sans interrompre l’envoi des factures.
- Pourquoi : l’outil actuel ne gère plus le format demandé par les clients.
- Dans quel but : toutes les factures émises depuis le nouvel outil au 1er du mois choisi, sans retard d’envoi.
- Où : service comptabilité et commerciaux ; la paie en est exclue.
- Comment : essai sur un mois de factures, puis bascule.
- Combien : budget fixé par le dirigeant, deux personnes à mi-temps pendant la bascule.
- Quand : trois mois, bascule en fin de mois.
- Qui : la responsable comptable pilote, le dirigeant valide.
- Avec quel suivi : point hebdomadaire de quinze minutes, bilan un mois après la bascule.
Cahier des charges et lettre d’engagement : ce qui les distingue
Ces trois documents s’enchaînent sans se confondre. D’après le même guide, la note s’inscrit dans la continuité de la lettre d’engagement initiale, qui donne le cadre général de l’action. Avec un appui externe, elle peut servir de base au cahier des charges qui définit la mission attendue du prestataire.
La note dit donc ce que l’entreprise veut et pourquoi. Le cahier des charges dit ce que le prestataire doit livrer. Pour un cadre plus large de pilotage, voir la norme de management de projet.
Qui la rédige et la valide
La note est validée par le dirigeant. Elle peut être co-rédigée par le dirigeant et la personne qui animera le projet. Dans la vidéo ci-dessous, la note doit être comprise et approuvée par toutes les parties prenantes, et toute modification ultérieure se traite comme un avenant à la note initiale.
Pour un projet mené entre plusieurs services, chaque responsable concerné relit le périmètre qui le touche avant la validation.
Les pièges à éviter
- Un objectif sans mesure : « améliorer » ne se vérifie pas, « 100 % des factures émises depuis le nouvel outil » oui.
- Un périmètre sans exclusions : ce qui n’est pas écrit dehors finit par entrer.
- Une note rédigée seul et jamais relue par ceux qui travailleront sur le projet.
- Un document modifié sans trace : on ajoute un avenant daté plutôt que de réécrire la note.
- Un document trop long, que personne ne rouvre.
Si le projet bouscule les habitudes des équipes, prévoyez aussi la conduite du changement dans la question « comment ».
Rédiger la vôtre aujourd’hui
- Reprenez le tableau et répondez à chaque question en une ou deux lignes.
- Faites relire le périmètre et le calendrier par ceux qui travailleront sur le projet.
- Faites valider la note par la personne qui décide, et notez la date.
- Rouvrez-la à chaque point d’étape.
Sources
- Assurance maladie (Cramif), « Votre note de cadrage », démarche de prévention des TMS, septembre 2025
